Chcete zvládat práci, sport, koníčky, rodinu i kvalitní spánek a 24 hodin vám na to nestačí? Těchto 10 rad vám pomůže uspořádat si svůj pracovní a soukromý čas tak, abyste se stihli věnovat všemu podstatnému. Tento článek vznikl přesně před 2 lety. Rozhodla jsem se ho aktualizovat a popsat, zda tyto zásady dodržuji a zda reálně pomáhají. U některých bodů jsem doplnila část „Po 2 letech“, kde popisuji, jak se mi v dané činnosti (ne) daří.
1. Život v rovnováze
„Když budete spolehlivě a loajálně pracovat osm hodin denně, můžete se nakonec stát šéfem a pracovat 12 hodin denně.“
ROBERT FROST, americký básník a nositel Pulitzerovy ceny
V současnosti se stále častěji setkáváme s propagací zdravého životního stylu a více se hovoří o vyrovnaném pracovně-soukromém životě. Přesto mnozí lidé (a hlavně zaměstnavatelé) považují workoholismus za něco pozitivního. Těch, kteří dělají „od nevidím do nevidím,“ obdivují. Na kolegy, kteří odešli z kanceláře před šestou, se dívají křivě. Přitom, pokud chceme být opravdu výkonní při své práci a soustředit se na ni, potřebujeme občas i vypnout. Načerpat energii se svou rodinou, kamarády nebo při jiné volnočasové aktivitě.
Po 2 letech: Tuto zásadu se snažím poctivě dodržovat. Pracuji v průměru 8–9 hodin denně a víkendy věnuji jen „nepracovním“ věcem. Trénuji alespoň několikrát týdně, čtu knihy, dívám se na filmy, jezdím na dovolené a chodím na pivo s přáteli. Jsem si jistá, že právě díky tomu se mi daří udržovat v práci koncentraci a zvládat i náročné situace. Poslední dva měsíce jsem se díky inspirující knize Hledej ve svém nitru začala věnovat i meditaci.
2. Umět si určit priority
Jedna z největších výzev v rámci time managementu je naučit se pracovat na tom, co je nejdůležitější, ne na tom, co „nejvíce hoří.“ Hlavně, když vám na záda dýchá nervózní šéf nebo kolega, který ty podklady potřebuje teď hned! Na to, abyste věděli, co je důležité, si v první řadě musíte umět určit cíle. V souladu s bodem číslo 1 byste si při určování cílů měli kromě otázky „Jaké jsou mé profesní cíle?“ odpovědět na otázky:
- Jaké jsou mé duševní cíle (jaké schopnosti se chci naučit, co chci vědět/ovládat)?
- Jaké jsou mé rodinné a sociální cíle?
- Jaké jsou mé finanční cíle?
- Jaké jsou mé ostatní osobní cíle? (např. zaběhnout maraton, cestovat do Číny apod.)
Stanovujeme je, abychom jednotlivým úkolům uměli při plánování určit prioritu. Jejich dosažení nás zároveň motivuje a dodává nám energii k dosahování dalších, možná ještě větších cílů.
Nejasné (žádné) určení cílů může být nebezpečné. Dostáváte se totiž do koloběhu bezcílnosti:
Při určování cílů byste se měli držet následujících zásad:
- Cíle by měly být SMART.
- Formulujte je pozitivně a motivujícím způsobem. Vyhýbejte se záporům a negacím. Namísto „Už nikdy nechci přijít do práce pozdě” napíšu „Chci každý den přijít do práce včas.“
- Všechny si zapište. Ideálně na viditelné místo, kde se s nimi budete pravidelně setkávat, nebo se vám budou připomínat (upozornění v kalendáři). Při vytváření a realizaci jakýchkoliv plánů se vždy ptejte: „Pomůže mi tato činnost k dosažení mých cílů?“ Pokud ne, není pro vás prioritní.
Po 2 letech: Určování cílů a akčních kroků je základem mého pracovního a soukromého plánování dodnes.
3. Ano, i zde platí Paretův princip
Při filtrování toho, co je skutečně důležité, se uplatňuje známé pravidlo 80/20. Paretův princip hovoří o tom, že 80 % našeho výsledku dosáhneme za 20 % našeho času. Když to otočíme, zjistíme, že 80 % našeho času trávíme prací na věcech, které v konečném důsledku tvoří pouze 20 % našich výsledků.
Proto je důležité tuto zbytečnou práci odfiltrovat a přejít od účinnosti (dělám všechno, co mám, co nejefektivněji) k účelnosti (dělám jen důležité věci co nejefektivněji).
Zde se mnoho lidí zastaví právě při již zmíněném problému. Rozlišit, co je skutečně důležité a co je jen naléhavé. Pomoci vám může takzvaný Eisenhowerův princip. Podle něj si úlohy rozčleníte na následující kategorie:
- Priorita A – důležité a naléhavé. Řeším okamžitě dnes (například krize).
- Priorita B – důležité pro dosahování určených cílů.
- Priorira C – naléhavé. Zdánlivě působí důležitě, neboť jsou naléhavé. Pokud to jde, odmítněte je nebo delegujte na jiné. Získáte tím čas na A a B úlohy.
- Priorita D – ani jedno. Zahodil do koše, odmítnu, deleguji na jiné.
4. Naučte se říkat NE
Základní pravidlo managementu: Říkejte NE vždy, kdy je to možné a říkejte ANO, jen když je to nutné.
Jedním z nejčastějších důvodů, proč vám přibývají právě tasky zapadající do skupiny D, je, že od vás vaši kolegové, nadřízení, podřízení nebo kamarádi stále něco chtějí. Neříkám, že od nynějška nikomu s ničím nepomůžete. Je však nutné zvážit, zda vás dané úlohy jen neobírají o čas a energii a zda je skutečně nezbytné jich provést.
Po 2 letech: Tuto zásadu jsem v poslední době zanedbávala a hned se to odrazilo na tom, že pracuji více a stíhám méně. Takže určitě se k ní musím vrátit. ?
5. Plánování je základ
Odpůrci podrobného plánování jsou přesvědčeni, že zabírá příliš mnoho času, který by mohli použít na práci. Také podle nich brání spontánnosti a kreativitě. Pokud jste však zavaleni prací a úkoly, které jen operativně řešíte, nejenže vám nezůstane žádný čas na kreativitu a spontánnost, ale hlavně vám nezůstane žádná energie.
Při jakémkoliv plánování byste se měli držet následujících zásad:
- Plánování nemůže být bez termínu.
- Všechny své úkoly, aktivity a termíny si okamžitě zapisujte do diáře nebo kalendáře. Zapomeňte na větu „To si zapamatuji“ nebo „To si zapíšu později.“ Věřte mi, 80 % si nezapamatujete a nezapíšete později.
Po 2 letech: Občas se mi stane, že mě zavalí tasky, zacyklím se a nestíhám. Okamžitě se to odrazí na mém kalendáři, kde vzniká chaos a já se dostávám do stresu. V ten moment si dám STOPku a udělám hluboký nádech – výdech. Na hodinu zapomenu na to, co všechno musím udělat, vypnu mobil, zavřu se do tiché místnosti a soustředím se jen na roztřídění úkolů. Všechny si sepíši, přiřadím si k nim deadliny, určím jim priority a naplánuji si je do kalendáře. Po tomto restartu začnu opět fungovat. V pohodě a bez stresu.
6. Nechte si rezervu
Nikdy byste si neměli plánovat 100 % svého pracovního času. Je třeba si nechávat rezervu na tzv. požírače času a řešení nečekaných situací. Pokud si tuto rezervu nenecháte, byť jen malé vyrušení vám zcela nabourá váš kalendář.
Doporučené je plánovat 60 % svého času a 40 % si nechat jako rezervu. Pokud vám zůstane volný čas, jednoduše přesunete task z následujícího dne.
Po 2 letech: 60 % se mi jeví jako utopie. Já osobně si dokážu naplánovat a udržet 90% času a 10% nechávám rezervu. Někdy na to i doplatím.
7. Jak se vypořádat se žrouty času
Před tím, než budete číst dál, se zkuste zamyslet. Co je v pracovním životě největší žrout času? Většina z vás určitě odpověděla vyřizování emailů (případně telefonátů nebo korespondence). Jak však s tímto problémem bojovat? Ignorovat emaily, když se nám nelíbí jejich obsah nebo množství, asi není nejlepší nápad ;).
První zásada zní: neřešit emaily průběžně během celého dne. Vyhraďte si časové úseky, kdy budete své zprávy vyřizovat. Já osobně řeším maily ráno, odpoledne a večer. Jinak mail box ani neotvírám. Zároveň však vždy, když z mailu odcházím, zavírám ho s nulovým počtem nepřečtených zpráv. Každý mail buď:
- okamžitě vyřídím, pokud mě to nestojí mnoho času a námahy,
- nebo si naplánuji jeho vyřízení do kalendáře (v případě, že mi jeho řešení zabere více než půl hodiny) a odesílateli odepíši, kdy se budu jeho požadavku věnovat,
- mail přečtu a neodpovídám (pokud jsem jen na kopii a email nebyl přímo adresován mně),
- mail vymažu (spam, nepodstatné věci).
Po 2 letech: Toto dodržuji téměř na 100 %
8. Správa kalendáře
Já osobně používám Google kalendář, kde mám zapsány všechny činnosti. Ať už používáte jakýkoliv nástroj, existuje pár obecných zásad:
- V kalendáři mám kromě pracovních povinností i soukromé události nebo čas na cestování.
- Hodně času také ušetříte, pokud si do kalendáře nastavíte opakující se úlohy. Například vždy ráno od 8:00 do 9:00 vyřizování mailů nebo 4krát týdně běhání.
- Rozlišujte činnosti v kalendáři barevně. Můžete zvolit přístup, když budete rozlišovat meetingy, práci na projektech či volnočasové aktivity. Kromě tohoto barevného rozlišení používám ještě jedno. Barevně odlišuji úkoly, které ještě můžu přeložit, v případě, že mi do toho něco přijde. A úkoly, které již přeložit nemohu neboť nestihnu deadline.
- Zapomeňte na multitasking. Vždy si naplánujte jen jednu činnost a menší úlohy nechte na blok určený pro emaily a administrativu.
- Třeba myslet na to, že po téměř každém meetingu budou následovat nějaké úkoly: odpověď a sumarizace, příprava nabídky nebo specifikace, vypracování dokumentu.
- Podobné tasky si plánujte hned po sobě (zadávání nových projektů apod.).
- Snažte se koncentrovat více setkání ve stejný čas a na stejném místě (ušetříte čas při cestování).
Po 2 letech: Zkoušela jsem různé tooly, jako například Wunderlist či Trello. Vždy jsem se však vrátila ke Google kalendáři a ten je můj nejlepší kamarád. Co v něm není, to se v mém pracovním životě neděje.
9. Naplánujte si dobu, kdy se nenecháte vyrušovat
Kdykoliv je to možné, vyhraďte si denně minimálně jednu (ideálně 3 :)) hodiny, kdy budete moci nerušeně pracovat. Zavřete mail, vypněte telefon, zařiďte, aby vás kolegové „neotravovali“ a pak se v klidu budete moci věnovat úkolům, na které se potřebujete soustředit. Vyrušování je největší nepřítel efektivity. Mohlo by se zdát, že ta minutka, ve které odpovíte někomu na otázku, je zanedbatelná. Když se člověk dostane do určitého flow-u (např. při psaní článku) a někdo ho z toho vytrhne, trvá další desítky minut, než se do toho stavu opět dostane.
Po 2 letech: Vyhradit si denně 3 hodiny bez vyrušování, se mi přes několikeré pokusy nepodařilo zavést do praxe. Od kdy vedu slovenskou VISI a ve firmě máme kolem 40 lidí, je to už téměř nemožné. Skoro každý týden si však dopřeji homeoffice, kde mám čas se koncertovat a nikým se nenechám rušit.
10. Naučte se delegovat
Mnozí manažeři na předních pozicích mají zásadní problém s přenesením úkolů. Buď to nevědí, nenapadne je to nebo si řeknou, že si to raději udělají sami a dobře. Ani jeden z těchto přístupů není správný. Každý leader by měl jako první věc při obdržení úlohy myslet na to, jestli neexistuje někdo kompetentní, na koho může úkol delegovat. Pokud nemáte jako manažer pod sebou spolehlivé lidi, chyba bude asi někde jinde, ne v time managementu. Avšak i delegování úkolů musí probíhat takovým způsobem, aby bylo efektivní (výkonné, správně, prostě super :)):
Delegování by se mělo plánovat podle následujícího modelu:
- Výsledky – Jaké jsou požadované výsledky?
- Motivace – Jaký přínos přinese přenesení konkrétního úkolu mně a jaký kolegovi, kterému ho deleguji?
- Osoba – Jaké (mimo) profesní zkušenosti má kolega a jsou tyto zdroje využívány?
- Řád – Na co je třeba dávat pozor? Postup, rozsah, náklady, důležité detaily.
- Nástroje a pomůcky – Jaké pracovní nástroje a pomůcky budou zapotřebí? Jsou k dispozici?
- Vybavení.
Po 2 letech: Kdybych nedodržovala tuto zásadu, pracuji 12 hodin denně a o víkendech. Naučila jsem se nejen delegovat, ale hlavně lidem věřit, že práci odvedou skvěle.
Rada na závěr
Pokud chcete být výkonní ve své práci, musíte mít dobře nastavený time management. Správně nastavený time management si následně vyžaduje sebekázeň při jeho dodržování. K sebekázni se dopracujete (donutíte), pokud jste dostatečně motivovaní. Tuto motivaci musí v sobě najít každý sám. Pro mě je důležité to, že stihnu v práci všechno, co chci, potřebuji, musím a zároveň se stíhám věnovat běhání, tancování, kamarádům a rodině :). Těch pár „těžkých chvil“ při plánování a překonávání se v dodržování plánu, mi za to rozhodně stojí.
Po 2 letech: Platí na 100% :).
Původní verzi článku najdete na blogu slovenské pobočky Visibility.
